Procedure di richiesta degli esami e referti

L’Utente può ricevere informazioni recandosi personalmente presso l’Accettazione della Struttura Complessa Laboratorio Analisi (S.C. Laboratorio Analisi) oppure contattando la stessa telefonicamente.

Le informazioni fornite all’utenza riguardano:

Quesiti amministrativi/organizzativi. Il personale di segreteria è in grado di rispondere alle domande relative alla preparazione del Paziente, alle modalità di raccolta, conservazione e trasporto del materiale biologico, alle modalità di pagamento, costi, tempi di refertazione e orari.

Quesiti tecnico-analitici. Tutto il personale, compatibilmente con le proprie competenze, risponde ad eventuali quesiti riguardanti richieste di analisi, modalità di conservazione/consegna dei prelievi, caratteristiche dei metodi e sistemi analitici utilizzati, problemi di tipo organizzativo.

Quesiti clinici. Il personale laureato, nell’ambito delle proprie competenze, è disponibile acollaborare con i medici richiedenti per:

•   fornire spiegazioni sui dati analitici e sugli intervalli di riferimento degli esami eseguiti in laboratorio o in service;
•   consigliare la ripetizione di esami in giorni o periodi successivi;
•   suggerire la determinazione di analiti sulla base di un quesito clinico o correlati ad analiti già richiesti.

L’accesso   al   Laboratorio   Analisi   avviene   in   forma   diretta,   senza   prenotazione, presentandosi   allo   sportello   Accettazione. Gli esami si eseguono anche su richiesta verbale in forma privata.

ORARIO ACCETTAZIONE E PRELIEVI

dal LUNEDI al SABATO dalle ore 7.30 alle ore 11.30

Particolare attenzione viene posta dal personale del Laboratorio Analisi a quei pazienti che si trovano in una situazione di fragilità, anche temporanea. Bambini, donne in gravidanza e disabili, su richiesta degli stessi, accedono immediatamente alla sala prelievi.

Come per ogni prestazione specialistica ambulatoriale la richiesta esami deve riportare la diagnosi o il sospetto diagnostico. Inoltre, per alcuni esami qui di seguito elencati, è auspicabile che il medico fornisca alcune informazioni fondamentali ai fini di una più facile valutazione del dato di laboratorio.

• Dosaggi ormonali: settimana di gestazione o periodo del ciclo.
• PT e PTT: indicare se il Paziente è in terapia anticoagulante e/o eparinica o se sono noti difetti dei fattori della coagulazione.
• Virus HCV, HBV: indicare se sono noti precedenti positivi.
• Curva glicemica in gravidanza: riportare le settimane di gestazione.
• Biomarcatori: indicare se è un primo screening o un monitoraggio.
• Ormoni tiroidei: indicare se il Paziente è in terapia. (Ad es. un paziente in terapia con levotiroxina dovrebbe effettuare il prelievo prima di assumere il farmaco)
• Elettroforesi delle proteine: indicare se è nota una componente monoclonale.
• Esami urine raccolta delle 24 ore: riferire il volume delle urine.
• Emocromo: riportare il sospetto diagnostico in particolare piastrinopenia, pseudopiastrinopenia, altri disordini ematologici sospetti o già noti.

L’Utente viene identificato una prima volta nel momento in cui si presenta alla segreteria del Laboratorio Analisi per eseguire l’indagine diagnostica. Viene richiesta la tessera sanitaria e verificati i dati anagrafici. Viene inoltre informato della normativa sulla privacy secondo quanto stabilito dal Regolamento Europeo 2016/679 chiedendo di compilare la relativa Informativa.

Agli utenti che richiedono l’esame HIV viene consegnata l’informativa e il modulo per il consenso informato che deve essere firmato e riconsegnato alla segreteria.

Vengono quindi espletate tutte le operazioni amministrative, di fatturazione e di pagamento  Conclusa l’accettazione all’Utente viene consegnato:

il foglio di delega per il ritiro referti con la data del ritiro e gli orari di apertura al pubblico eventuale ricevuta di pagamento;

numero di chiamata per esecuzione del prelievo.

Il Paziente viene chiamato in sala prelievi secondo numero progressivo. Viene nuovamente verificata l’identità del Paziente chiedendogli di pronunciare il proprio nome, cognome e data di nascita (IDENTIFICAZIONE POSITIVA); viene verificata la corretta corrispondenza richieste- provette-paziente prima di procedere con il prelievo. 

L’identificazione dei campioni è una operazione molto delicata della fase preanalitica. Se in questa fase viene commesso un errore si verifica una grave non conformità. Un errore di identificazione difficilmente può essere rilevato nei controlli successivi effettuati in Laboratorio. La conseguenza è che ad un Paziente vengono attribuiti esami eseguiti su campioni di un altro Paziente.

Per scongiurare questa condizione il Laboratorio Analisi è dotato di  un  software che al momento dell’accettazione è in grado di generare un codice di identificazione univoco per ogni Paziente ed ogni campione. Il software permette di stampare le etichette sia per la richiesta esami che per le buste per la consegna dei referti, in più stampa le etichette per provette e/o contenitori campioni biologici riportanti numero identificativo univoco, bar-code, tipologia provetta/contenitore, anagrafica paziente.

Qualsiasi etichetta deve essere applicata sul contenitore lasciando uno spazio attraverso il quale sia ben visibile il contenuto. Per le provette è necessario non coprire con l’etichetta la tacca che indica il livello di riempimento.

Questi accorgimenti permettono agli operatori del Laboratorio Analisi di controllare agevolmente l’idoneità dei campioni (quantità del campione, presenza di emolisi o coaguli, ecc.). Le etichette barcodate devono essere integre e ben stampate. Devono essere applicate in modo che il codice numerico sia in alto, verso il tappo; il margine superiore dell’etichetta deve essere il più vicino possibile al tappo, senza però sormontarlo.

Il personale di segreteria avvia il processo di stampa dei referti “chiusi” ovvero quei referti le cui analisi sono state tutte eseguite, validate e firmate digitalmente. I referti stampati vengono controllati con la richiesta esami prima di essere imbustati. La busta viene chiusa solo al momento della consegna per permettere un ulteriore controllo anagrafico del paziente.

Il referto contiene:

• il Logo del Laboratorio Analisi Smile Roma s.r.l. (Marchio Xeniamed)
• dati anagrafici dell’Utente che ha eseguito l’esame
• eventuale indirizzo per spedizione postale dei referti
• codice di accettazione paziente
• la data del prelievo
• data di stampa del referto 
• il tipo di esame eseguito
• l’esito ed i relativi valori di riferimento dell’esame e unità di misura
• un eventuale asterisco che evidenzia un valore patologico
• eventuali commenti interpretativi all’esame
• elementi di tracciabilità della firma digitale: data, ora, nome e cognome di chi appone la firma